Close
Wyceń telefonicznie

Okres przechowywania dokumentów – zasady i terminy

Zgodnie z obecnym w Polsce prawem przechowywanie dokumentów księgowych jest wymogiem, który muszą spełniać wszyscy przedsiębiorcy. Zasady, a także okresy przechowywania dokumentów reguluje ustawa o rachunkowości. Warto jednak zaznaczyć, że zupełnie inne przepisy określają sposób oraz okres przechowywania dokumentów pracowniczych. Jako że nieznajomość prawa szkodzi, dziś wyjaśniamy, jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentacji, oraz jaki jest dokładny okres przechowywania dokumentów w archiwum.

Natalia Andrejuk
24.05.2023

Czas czytania: 8 minut

Facebook
FbMessenger
X (Twitter)
LinkedIn
Share
WhatsApp
Chcesz pozbyć się odpadów?
Porozmawiajmy!
Czego się dowiesz z tego artykułu?

  • Jak przechowywać dokumenty księgowe?
  • Gdzie przechowywać dokumentację księgową?
  • Czy można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
  • Jakie są zasady przechowywania dokumentów w formie elektronicznej?
  • Czy przechowywanie i archiwizacja dokumentów może być zlecona zewnętrznemu podmiotowi?
  • Jakie wymogi trzeba spełnić, aby przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
  • Ile lat powinno przechowywać się poszczególne dokumenty księgowe i pracownicze?
  • Co należy zrobić z dokumentami, kiedy upłynie termin ich przechowywania?
  • Jak przechowywać dokumenty księgowe po zamknięciu działalności?
  • Czy trzeba niszczyć dokumenty?
  • Kiedy można niszczyć dokumenty?

Okres przechowywania dokumentów – zasady i terminy

Sposoby na przechowywanie dokumentów księgowych

Brak odpowiednich sposobów na przechowywanie dokumentów księgowych może doprowadzić do niemałego chaosu, który niekiedy kończy się zagrożeniem bezpieczeństwa danych. Z tego powodu stworzono przepisy, które regulują, w jaki sposób powinna wyglądać odpowiednia archiwizacja dokumentacji księgowej. Warto jednak mieć na uwadze, że zasady te są regularnie aktualizowane, dlatego warto monitorować ustawę, aby nie przeoczyć żadnej zmiany, a tym samym uniknąć ewentualnych problemów prawnych.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?


Aktualnie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez dane przedsiębiorstwo w oryginalnej postaci. Nie bez znaczenia pozostaje również odpowiednie uporządkowanie dokumentacji, które jest zgodne ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także z zachowaniem podziału ze względu na okresy rozliczeniowe. Dużą rolę odgrywa również opis zebranych dokumentów inwentaryzacyjnych i dowodów księgowych. Dla przykładu można tutaj podać dokumenty kosztowe, a także sprzedażowe, które powinny być posegregowane, a także ponumerowane zgodnie z Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Przechowywanie dokumentów księgowych – gdzie należy przechowywać dokumentację księgową?

Miejscami, w których możliwe jest przechowywanie dokumentów księgowych, są przede wszystkim lokacje takie jak:
  • siedziba przedsiębiorstwa,
  • oddział przedsiębiorstwa,
  • miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
  • każda inna nieruchomość powiązana z działalnością, która jest zgłoszona do urzędu skarbowego.

Zabezpieczenie archiwum

Należy pamiętać, że archiwum powinno być należycie zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi, na przykład ogniem, wilgocią bądź promieniowaniem UV. Co więcej, archiwum powinno być niedostępne dla osób nieupoważnionych, a jednocześnie mieć ułatwiony dostęp dla uprawnionych pracowników bądź inspektorów, którzy przeprowadzają kontrolę.

Archiwizacja dokumentów przez zewnętrzne firmy


Niewiele osób wie, że archiwizacja dokumentacji może być outsourcingowana. Tego typu usługi pełnią specjalne firmy bądź biura rachunkowe. Decydując się na takie przechowywanie dokumentów księgowych, należy poinformować naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego. Zgłoszenie musi wpłynąć do naczelnika do 15 dni od przekazania dokumentów do zewnętrznej firmy. W tym przypadku również należy zadbać o to, aby zewnętrzny podmiot przechowujący nasze dokumenty, umieścił je w miejscu, do którego w łatwy sposób mogą dostać się inspektorzy w momencie ewentualnej kontroli.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych

Aktualnie przechowywanie dokumentów księgowych może odbywać się w formie elektronicznej, o ile przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość swojej działalności, a także obowiązuje go księga przychodów i rozchodów.

Wymogi prawne

Ustawa określa pewne wymogi, które muszą zostać spełnione przy elektronicznym przechowywaniu dokumentacji:
  • Odpowiednia ochrona nośników i ich uporządkowanie – wszystkie dokumenty oraz dowody należy odpowiednio chronić zewnętrznie, zaś wszelkie nośniki muszą gwarantować odporność na ewentualne zagrożenia. Co więcej, nośniki powinny być należycie uporządkowane, aby możliwe było szybkie odszukanie konkretnych danych.
  • Tworzenie kopii zapasowych (tzw. backupu) – ze względu na fakt, że dane elektroniczne bywają nietrwałe, przedsiębiorca, prowadząc elektroniczne archiwum, jest zobowiązany do systematycznego wykonywania kopii zapasowych. Ten wymóg jest szczególnie istotny przy wykorzystaniu rozwiązań chmurowych, które są zależne od połączenia z Internetem.
  • Stosowanie systemów ochronnych – przedsiębiorca odpowiada za ochronę dokumentów przez ich zniszczenie, zgubieniem bądź trafieniem w nieodpowiednie ręce, dlatego musi on stosować profesjonalne systemy do przechowywania dokumentów księgowych, a także programy do ochrony danych.

Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych

Nie tylko przechowywanie dokumentów księgowych jest możliwe w formie elektronicznej. Obecne przepisy pozwalają również na elektroniczne składanie sprawozdań finansowych. Nie wysyła się ich wtedy do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) papierowo. Jednak, aby takie sprawozdanie było ważne i wiążące, musi być opatrzone podpisem elektronicznym bądź potwierdzone profilem zaufanym (ePUAP).

Mimo że to rozwiązanie wydaje się dużym ułatwieniem, nie zwalnia ono przedsiębiorców w całkowity sposób archiwizowania dokumentacji w papierze, np. w przypadku kart pracowników. Ustawa umożliwia przechowywanie dokumentów księgowych na cyfrowych nośnikach danych pod warunkiem, że w przedsiębiorstwie znajdują się sprawne urządzenia, które pozwalają na wydrukowanie dokumentów.
Chcesz pozbyć się odpadów?
Porozmawiajmy!

Przechowywanie dokumentów – ile lat?

Ustawa o rachunkowości określa nie tylko sposoby bądź wymogi archiwizowania dokumentacji, lecz także szczegółowe okresy przechowywania dokumentów w archiwum. Okres ten, dla przechowywania ksiąg rachunkowych, wynosi minimalnie 5 lat, podobnie jest również w przypadku dokumentów inwentaryzacyjnych. Co ważne, w 2019 roku został zniesiony obowiązek dotyczący bezterminowego przechowywania sprawozdań, które zostały zatwierdzone.

W większości przechowywanie dokumentów księgowych powinno trwać 5 lat. Okres ten liczony jest od końca roku następującego po roku obrotowym. Co to oznacza w praktyce? Dla przykładu dowody księgowe pochodzące z 2017 roku trzeba przechowywać do 31 grudnia 2023 roku. Co dokładnie muszą przechowywać przedsiębiorcy przez okres min. 5 lat? Chodzi o:
  • księgi rachunkowe,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania.
Inny okres przechowywania dokumentów tyczy się dowodów księgowych, które są powiązane ze sprzedażą detaliczną. Zgodnie z ustawą, takie dokumenty należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

Obowiązkowej archiwizacji podlegają również dokumenty, które dotyczą przyjętej formy prowadzenia danej działalności gospodarczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentów trwa 5 lat od momentu upływu ich ważności. Jest tutaj jednak pewne odstępstwo od reguły. Chodzi o archiwizację takich dokumentów jak rękojmie i reklamacje, które należy przechowywać minimalnie 1 rok po terminie upływu rękojmi bądź rozliczeniu reklamacji.

Nie wszyscy pamiętają o tym, że obowiązkowej archiwizacji dokumentacji księgowej podlega każdy płatnik, który przez 5 lat powinien przechowywać kopie wszelkich dokumentów rozliczeniowych, dokumentów korygujących, a także miesięcznych raportów imiennych.

Okres przechowywania dokumentów w archiwum – pozostałe dokumenty

Na mocy przepisów w polskim prawie przedsiębiorca ma obowiązek nie tylko archiwizować typowe pisma księgowe, lecz także inne rodzaje dokumentów i danych, zaś odrębne ustawy określają odpowiednie okresy przechowywania dokumentów.

Najdłużej przechowywanymi dokumentami są karty wynagrodzeń pracowników, a także ich odpowiedniki, które należy przechowywać przez okres 10 lat jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku, a nawet i 50 lat, jeśli do podpisania umowy o pracę doszło po 1 stycznia 2019 roku. Jeśli chodzi o kopie dokumentów, które zostały przekazane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), przechowuje się je przez 5 lat, o ile zostały one doręczone po 1 stycznia 2012 roku, bowiem okres przechowywania dokumentów starszych wynosi 10 lat.

Archiwizowanie dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania dokumentów

Co dzieje się z dokumentacją po upływie okresu obowiązkowego ich przechowywania? Takie dokumenty nie mogą po prostu trafić na skup makulatury. Zagadnienie dotyczące losów dokumentacji po zakończeniu wymaganego okresu przechowywania nie jest regulowane przez ustawę o rachunkowości.

Nie zmienia to faktu, że za takie dokumenty wciąż pozostaje odpowiedzialny „kierownik jednostki”, a więc osoba kierująca danym przedsiębiorstwem. Taki kierownik musi podjąć decyzję co do sposobu niszczenia dokumentów, a także wyznaczyć odpowiednią do tego osobę. Należy również pamiętać, że w momencie likwidowania dokumentów, musi zostać sporządzony protokół, który zawiera szczegółowy opis dokumentacji, a także podpis pracownika, który zajął się zniszczeniem dowodów.

Przechowywanie dokumentów księgowych po zamknięciu działalności

Istotne jest również to, co dzieje się w sytuacji, gdy dana jednostka zakończy swoją działalność jeszcze przed upływem ustawowego okresu przechowywania dokumentów w archiwum. Wówczas archiwizacją dokumentów powinna zajmować się wskazana jednostka bądź osoba. Jeśli doszło do połączenia dwóch lub kilku oddziałów bądź przedsiębiorstw, obowiązek przechowywania dokumentów przechodzi na tę jednostkę, która kontynuuje prace.

Informację o nowym miejscu archiwizowania dokumentów należy przekazać do sądu bądź innego organu, który prowadzi rejestr lub ewidencję działalności, a także do urzędu skarbowego. Takim przekazaniem informacji może zająć się zarówno kierownik, likwidator, jak i syndyk masy upadłościowej.

Podsumowanie

Zasady i terminy przechowywania dokumentów mogą wydawać się skomplikowane i zawiłe, jednak po wstępnym zapoznaniu się z przepisami okazuje się, że nie ma powodów do obaw. Warto je znać oraz monitorować na bieżąco, gdyż mogą pojawiać się aktualizacje, do których należy się dostosować. Najważniejsze, aby pamiętać, że w przypadku, kiedy termin przechowywania dokumentów minie, należy zadbać o ich odpowiednie zniszczenie i zutylizowanie.

Nasza firma zajmuje się między innymi świadczeniem tego typu usług, dlatego jeżeli mają Państwo jakieś wątpliwości i pytania dot. niszczenia i utylizacji dokumentów, serdecznie służymy pomocą. Można się z nami skontaktować telefonicznie lub złożyć zapytanie poprzez formularz na stronie.

Najczęściej Zadawane Pytania

Jakie dokumenty należy przechowywać dłużej niż 5 lat?

Niektóre dokumenty, które należy przechowywać dłużej niż 5 lat, to dokumenty księgowe, takie jak faktury VAT, księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe oraz dokumenty związane z podatkami, które mogą być wymagane w przypadku kontroli skarbowej. Ponadto dokumenty dotyczące nieruchomości, takie jak umowy kupna-sprzedaży, powinny być przechowywane przez dłuższy okres, zwykle co najmniej przez 10 lat.

Jakie dokumenty przechowujemy przez 10 lat?

Dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które muszą być przechowywane przez 10 lat, to m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe oraz dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi. W przypadku firm zatrudniających pracowników, okres 10 lat obowiązuje również dla dokumentów kadrowych i płacowych.

Który rok dokumentów można wyrzucić w 2024?

W 2024 roku można wyrzucić dokumenty z roku 2018 i wcześniejszych, pod warunkiem że minął ustawowy okres ich przechowywania (np. 5 lat dla dokumentów księgowych). Należy jednak zachować ostrożność i upewnić się, że na dokumenty te nie nałożono dłuższego okresu przechowywania z innych powodów, takich jak toczące się postępowania czy kontrole.

Jakie dokumenty przechowuje się 20 lat?

Dokumenty przechowywane przez 20 lat to głównie dokumenty dotyczące stosunku pracy, takie jak akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Okres ten wynika z przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, który został zmieniony w 2019 roku. Wcześniej akta pracownicze przechowywano przez 50 lat, jednak dla nowych pracowników zatrudnionych po tej dacie okres ten został skrócony do 10 lub 20 lat, w zależności od daty zatrudnienia i rodzaju dokumentów.

Autor
Natalia Andrejuk
Specjalista SEO

Absolwentka filologii polskiej i administracji Uniwersytetu Warszawskiego. W swojej pracy magisterskiej z administracji zgłębiała temat gospodarki obiegu zamkniętego i jego wpływu na polskie regulacje prawnoadministracyjne, co pozwoliło jej zdobyć cenne perspektywy na temat zrównoważonego zarządzania odpadami.

W WasteMaster pracuje od 2022 roku, gdzie stale pogłębia swoją wiedzę na temat rynku odpadowego. W wolnym czasie lubi biegać, czytać oraz uczestniczyć w koncertach i festiwalach muzycznych.

WasteMaster
Wyceń odpad i pozbądź
się go szybko!
Posiadasz spore ilości kwasu siarkowego i nie wiesz, co z nim zrobić? Mamy dla Ciebie rozwiązanie! Skorzystaj z naszej pomocy przy utylizacji kwasu siarkowego i zrealizuj wywózkę odpadu szybciej, niż Ci się wydaje! Skontaktuj się z nami za pomocą infolinii, napisz do nas e-maila lub zamów darmową wycenę – formularz zgłoszeniowy znajdziesz na stronie.
Dlaczego z nami?
punktator
Wycena nic nie kosztuje
punktator
Porównasz ceny z 200 różnych firm
punktator
Zamówisz usługę jednym kliknięciem
Wyceń telefonicznie
Wyceń swój odpad

Podobne artykuły

Odbiór odpadów chemicznych ze szkół – wszystko, co musisz wiedzieć

Zużyte tonery a BDO – co warto wiedzieć?

Jak skutecznie przeprowadzić recykling opon w firmie?

Przechowywanie oleju silnikowego – zbiorniki, składowanie, przepisy

System SENT – co to jest i jakich towarów dotyczy?

Zezwolenie na przewóz odpadów
cross